POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÈ
LES DIX PRINCIPES DE LA CONFIDENTIALITÉ D'INTRAWEST
- Premier principe - Responsabilité
- Deuxième principe - Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
- Troisième principe - Consentement
- Quatrième principe - Limitation de la collecte de renseignements personnels
- Cinquième principe - Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
- Sixième principe - Exactitude
- Septième principe - Mesures de sécurité
- Huitième principe - Transparence
- Neuvième principe - Accès des personnes à leurs renseignements personnels
- Dixième principe - Traitement des demandes de renseignements et possibilité de porter plainte
PORTÉE ET APPLICATION
La présente politique de confidentialité renferme dix principes qu'observe Intrawest relativement à la collecte, à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels. Il faut lire chaque principe avec le commentaire qui l'accompagne étant donné que ce commentaire a été adapté de manière à refléter les questions de protection des renseignements personnels qui sont particulières à Intrawest. La portée et l'application de la politique de confidentialité d'Intrawest sont les suivantes:
- La politique vise les renseignements personnels concernant les clients d'Intrawest et d'autres personnes, qui sont recueillis, utilisés ou communiqués par Intrawest.
- La politique ne vise pas les renseignements concernant les sociétés clientes d'Intrawest; toutefois, de tels renseignements sont protégés par d'autres politiques et pratiques d'Intrawest ainsi que par des ententes contractuelles.
- La politique ne vise pas les renseignements concernant les membres du personnel d'Intrawest; toutefois, ces renseignements sont protégés par d'autres politiques et pratiques d'Intrawest.
- La présente politique est susceptible d'être modifiée, et elle peut être complétée ou modifiée par des modalités supplémentaires applicables entre Intrawest et une personne.
DÉFINITIONS
Collecte - La collecte, l'acquisition, l'enregistrement ou l'obtention des renseignements personnels.
Communication - La transmission de renseignements personnels à un tiers.
Consentement - L'acquiescement volontaire à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels à des fins définies. Le consentement peut être exprès, implicite ou présumé, et il peut être donné directement par la personne ou par son représentant autorisé. Le consentement exprès peut être donné verbalement, par voie électronique ou par écrit. Il y a consentement implicite lorsque les actes ou l'inaction d'une personne permettent de déduire raisonnablement qu'il y a consentement. Le consentement présumé est un consentement qui est réputé être accordé aux termes des lois ou autres règlements applicables.
Intrawest - Intrawest Holdings S.à r.l. ainsi que ses filiales et certaines sociétés désignées membres de son groupe, qui peuvent exister de temps à autre, y compris :
Intrawest ULC
Alpine Helicopters Ltd.
Blue Mountain Resorts Limited
Canadian Mountains Holidays Inc.
Intrawest California Holdings, Inc.
Intrawest Golf Holdings, Inc.
Intrawest Hospitality Management, Inc.
Intrawest/Lodestar Limited Partnership
Intrawest Resorts, Inc.
Intrawest Resort Ownership U.S. Corporation
Intrawest Retail Group, Inc.
Intrawest/Winter Park Holdings Corporation
Intrawest U.S. Holdings Inc.
IW Resorts Limited Partnership
Station Mont Tremblant société en commandite
Playground Destination Properties Inc.
Playground Limited Partnership
Playground Real Estate Inc.
Resort Reservations Network, Inc.
Snowshoe Mountain, Inc.
Steamboat Ski & Resort Corporation
The Stratton Corporation
Renseignements personnels - Les renseignements concernant une personne identifiable, à l'exclusion des renseignements regroupés qui ne peuvent être associés à une personne en particulier. Les renseignements personnels excluent aussi certains renseignements qui sont exclus aux termes des lois ou autres règlements applicables, notamment les renseignements publics ou les renseignements se rapportant aux contacts d'affaires, le cas échéant.
Tiers - Une personne ou un organisme qui ne fait pas partie d'Intrawest.
Utilisation - Le traitement, la manipulation et la gestion des renseignements personnels par un organisme et au sein de celui-ci.
Premier principe - Responsabilité
Intrawest est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou plusieurs personnes qui sont chargées de veiller à ce qu'Intrawest respecte les principes ci-après.
1.1 Intrawest doit désigner une ou plusieurs personnes qui sont chargées de veiller au respect de la politique. Le chef de la protection des renseignements personnels a le droit de déléguer à d'autres employés la responsabilité quotidienne de l'administration de la présente politique de confidentialité et des politiques et pratiques de confidentialité connexes.
1.2 Intrawest doit communiquer, sur demande, le titre de la ou des personnes désignées pour veiller à ce qu'Intrawest respecte la politique.
1.3 Intrawest est responsable des renseignements personnels en sa possession ou sous sa garde. Intrawest doit utiliser les moyens qui conviennent pour protéger les renseignements personnels qui sont en cours de traitement par un tiers pour le compte d'Intrawest (voir le septième principe).
1.4 Intrawest doit mettre en œuvre des politiques et procédures destinées à donner suite à la politique, y compris :
a) la mise en œuvre de procédures pour protéger les renseignements personnels et veiller au respect par Intrawest de sa politique de confidentialité;
b) la mise en place de procédures pour recevoir les demandes de renseignements ou les plaintes et y donner suite;
c) la formation du personnel et la transmission au personnel de l'information relative aux politiques et pratiques d'Intrawest; et
d) la rédaction de documents explicatifs publics pour expliquer les politiques et pratiques d'Intrawest.
Deuxième principe - Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
Intrawest doit déterminer et documenter les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci ou, s'il y a lieu, avant l'utilisation des renseignements à une nouvelle fin ou au moment de cette utilisation.
2.1 Intrawest recueille des renseignements personnels aux fins suivantes :
a) établir et maintenir des relations commerciales éthiques avec les clients;
b) aux fins indiquées aux personnes concernées ou aux fins qui sont évidentes pour celles-ci, en ce qui concerne les collectes particulières de renseignements personnels;
c) respecter les exigences juridiques et réglementaires;
d) comprendre les besoins et préférences des personnes;
e) mettre au point, améliorer, commercialiser et fournir des produits et services;
f) gérer et développer l'entreprise et les activités d'Intrawest, y compris le transfert de données entre les entités affiliées.
Les autres mentions de " fins précisées " désignent les fins précisées dans le présent principe.
2.2 Intrawest doit, s'il y a lieu, préciser de vive voix, sous forme électronique ou par écrit à la personne concernée les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis au moment de la collecte ou avant celle-ci. Si la personne concernée en fait la demande, les personnes qui recueillent les renseignements personnels doivent expliquer ces fins précisées ou diriger cette personne à un responsable désignée au sein d'Intrawest qui les lui expliquera.
Troisième principe - Consentement
Une personne doit généralement être informée de la collecte, de l'utilisation ou de la communication de renseignements personnels la concernant et y consentir. Dans certains cas, des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués à l'insu et sans le consentement de la personne concernée, notamment dans une situation d'urgence où la vie, la santé ou la sécurité d'une personne est menacée.
Intrawest peut communiquer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement à un avocat qui représente Intrawest en vue du recouvrement d'une créance, si cela est exigé par assignation, mandat ou ordonnance d'un tribunal ou si la loi l'exige ou l'autorise autrement.
3.1 Pour obtenir un consentement, Intrawest doit faire des efforts raisonnables pour s'assurer que la personne concernée est informée des fins précisées auxquelles ses renseignements personnels seront utilisés ou communiqués. Ces fins doivent être énoncées de façon à ce que cette personne puisse raisonnablement les comprendre.
3.2 Généralement, Intrawest obtient le consentement relativement à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels au moment de la collecte. Toutefois, Intrawest peut obtenir le consentement concernant l'utilisation et la communication de renseignements personnels après leur collecte mais avant de les utiliser ou de les communiquer à une nouvelle fin.
3.3 Intrawest exigera des personnes concernées qu'elles consentent à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de leurs renseignements personnels comme condition de la fourniture d'un produit ou de la prestation d'un service uniquement si cette collecte, utilisation ou communication est raisonnablement nécessaire pour réaliser les fins précisées.
3.4 Pour déterminer la forme que prendra le consentement, Intrawest doit tenir compte de la sensibilité des renseignements personnels ainsi que des attentes raisonnables de la personne.
3.5 Lorsque le consentement est nécessaire pour une utilisation ou communication particulière, une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par la loi ou par contrat et d'un préavis raisonnable. Les personnes peuvent communiquer avec Intrawest pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les conséquences d'un retrait de consentement.
Quatrième principe - Limitation de la collecte de renseignements personnels
Intrawest ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins précisées par Intrawest et dans la mesure permise par la loi.
4.1 Intrawest recueille principalement les renseignements personnels auprès des personnes concernées.
4.2 Intrawest peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès d'autres sources, y compris des agences d'évaluation du crédit ou d'autres tiers qui déclarent qu'ils ont le droit de communiquer ces renseignements, ou selon que la loi le permet.
Cinquième principe - Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
Intrawest ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. Intrawest ne doit conserver les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces fins ou que la loi l'exige.
5.1 Intrawest peut communiquer des renseignements personnels :
a) à une personne qui, de l'avis raisonnable d'Intrawest, cherche à obtenir les renseignements en tant que représentant de la personne concernée;
b) à une société ou à une personne employée par Intrawest pour s'acquitter de fonctions pour le compte d'Intrawest, notamment pour des recherches ou du traitement de données;
c) à une autre société ou personne en vue de l'élaboration, de l'amélioration, de la commercialisation ou de la fourniture des produits et services d'Intrawest;
d) à un représentant auquel Intrawest a recours pour évaluer la solvabilité de la personne concernée ou pour effectuer le recouvrement du compte de cette personne;
e) à une agence d'évaluation du crédit;
f) à une autorité publique ou au représentant d'une autorité publique si de l'avis raisonnable d'Intrawest, il semble qu'un danger imminent pour la vie ou pour des biens pourrait être évité ou réduit au minimum par la communication des renseignements;
g) à une autre entité dans le cadre d'un regroupement, d'une vente d'éléments d'actif ou de la totalité ou d'une partie d'une entreprise, ou de toute autre transformation ou réorganisation d'entreprise;
h) à un ou des tiers lorsque la personne concernée consent à cette communication ou lorsque la loi exige ou autorise cette communication.
5.2 Seuls les membres du personnel d'Intrawest qui ont besoin de prendre connaissance des renseignements personnels, ou dont les fonctions l'exigent raisonnablement, ont accès à des renseignements personnels.
5.3 Selon les circonstances, lorsqu'Intrawest a utilisé des renseignements personnels pour prendre une décision au sujet d'une personne, Intrawest doit conserver, pendant une période de temps raisonnable, soit les renseignements réels ou les motifs justifiant la prise de décision.
5.4 Intrawest doit maintenir des contrôles, calendriers et pratiques raisonnables et systématiques pour la conservation et la destruction des renseignements et registres pour ce qui est des renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents aux fins précisées ou qui doivent être conservés ou qu'il est permis de conserver en vertu de la loi. Ces renseignements doivent être détruits, effacés ou rendus anonymes.
5.5 S'il y a lieu, Intrawest peut communiquer des renseignements personnels mis à jour à des tiers.
Sixième principe - Exactitude
Intrawest doit prendre des mesures pour s'assurer que les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
6.1 Les renseignements personnels qu'utilise Intrawest doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d'une personne.
6.2 Intrawest doit mettre à jour les renseignements personnels dans la mesure et au moment nécessaires pour atteindre les fins précisées ou à la demande raisonnable de la personne concernée.
Septième principe - Mesures de sécurité
Intrawest doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
7.1 Intrawest doit prendre des mesures appropriées et raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre des risques comme la perte ou le vol, l'accès, la communication, la copie, l'utilisation, la modification ou la destruction non autorisées.
7.2 Intrawest doit prendre des mesures appropriées et raisonnables pour protéger les renseignements personnels communiqués à des tiers, notamment au moyen de contrats stipulant la confidentialité des renseignements ainsi que les fins auxquelles ils doivent être utilisés.
Huitième principe - Transparence
Intrawest doit faire en sorte que les personnes aient facilement accès aux renseignements concernant ses politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels.
8.1 Pour obtenir des exemplaires de la politique, il suffit d'en faire la demande.
8.2 Intrawest doit faire en sorte que les renseignements concernant ses politiques et procédures soient facilement compréhensibles et qu'ils comprennent :
a) la fonction et l'adresse de la ou des personnes chargées de veiller à ce qu'Intrawest respecte la politique et à qui les demandes de renseignements ou les plaintes doivent être acheminées;
b) la description des moyens d'accès aux renseignements personnels que possède Intrawest; et
c) la description du genre de renseignements personnels que possède Intrawest, y compris une explication générale de leur utilisation.
Neuvième principe - Accès des personnes à leurs renseignements personnels
Intrawest doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'utilisation qui en est faite et de leur communication, et ce, gratuitement ou moyennant des droits minimes. Une personne peut contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
9.1 Dans certains cas, il est possible qu'Intrawest ne soit pas en mesure de donner à une personne l'accès à tous les renseignements personnels la concernant que détient Intrawest. Par exemple, Intrawest ne peut donner accès aux renseignements si ce faisant, elle se trouverait probablement à révéler des renseignements personnels concernant un tiers ou qui pourraient raisonnablement menacer la vie ou la sécurité d'une personne. De plus, Intrawest ne peut donner accès aux renseignements si cette communication divulguerait des renseignements commerciaux confidentiels, si les renseignements sont protégés par le secret professionnel liant l'avocat à son client, si les renseignements sont produits dans le cadre du règlement officiel d'un différend, ou si les renseignements ont été recueillis dans le cadre de l'enquête relative à la violation d'un contrat ou de la loi. S'il est impossible de donner accès aux renseignements personnels, Intrawest doit, sur demande, donner les motifs de ce refus.
9.2 Afin de protéger des renseignements personnels, Intrawest peut exiger qu'une personne lui fournisse suffisamment de renseignements pour l'identifier et permettre à Intrawest d'autoriser l'accès au dossier de cette personne.
9.3 Les personnes peuvent demander d'avoir accès à leurs renseignements personnels en communiquant avec un représentant désigné d'Intrawest.
9.4 Intrawest tentera de répondre à toutes les demandes dans un délai de 30 jours ou, dans tous les cas, dans la mesure où la loi applicable l'exige ou le permet.
Dixième principe - Traitement des demandes de renseignements et possibilité de porter plainte
Une personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes désignées qui sont chargées de veiller à ce qu'Intrawest respecte la politique.
10.1 Intrawest doit établir des procédures pour recevoir les demandes de renseignements ou les plaintes faites par des personnes relativement à sa gestion des renseignements personnels.
10.2 Intrawest doit informer ses clients de l'existence de ces procédures ainsi que des procédures relatives aux plaintes qui peuvent exister.
10.3 La ou les personnes chargées de veiller au respect de la présente politique peuvent demander un avis externe, s'il y a lieu, avant de donner une réponse finale aux plaintes formulées par des personnes.
Si vous avez des questions ou des soucis concernant notre politique de confidentialité ou pratiques, ou voudriez des changements aux communications que nous vous envoyons, entrez en contact avec svp notre bureau de confidentialité.
| par courriel: | yourprivacy@intrawest.com |
| par télèphone: | 1-877-477-6777 (Canada & États-Unis sans frais) |
| 303-749-8218 (Local & international) | |
| par la poste: | Bureau de confidence Intrawest 1621 18th Street, Suite #300 Denver, CO 80202 |
Politique mise à jour: 30 décembre 2011