Normes de Conduite Professionnelle |
Normes de conduite professionnelle
Date de publication : Janvier 2004
| Notre mission : Créer sans cesse des souvenirs inoubliables pour nos invités et notre personnel en leur faisant vivre la meilleure expérience à la montagne, à la plage, au golf et au centre de villégiature. |
| Nos valeurs : Se gagner la Loyauté de l'invité en lui livrant à tout instant une expérience mémorable. Créer une Expérience de l'employé qui soit positive et durable. Concrétiser les choses grâce au Jeu d'équipe. S'Efforcer d'être le meilleur dans toute chose que nous faisons. |
1. PRINCIPES DIRECTEURS
Aux fins des présentes Normes de conduite professionnelle (les " Normes "), Intrawest s'entend de Intrawest ULC et de ses filiales. Ces Normes s'appliquent aux administrateurs, dirigeants et employés d'Intrawest (les " employés "). Tous les employés sont tenus de revoir ces Normes régulièrement et de s'y conformer. On s'attend à ce que les fournisseurs, les entrepreneurs généraux et les consultants qui font affaire avec Intrawest respectent eux aussi ces Normes.
Aucune norme de conduite professionnelle ne peut remplacer le comportement réfléchi d'un employé ayant un sens de l'éthique. De telles normes peuvent toutefois aider une société ainsi que ses dirigeants et employés à composer avec les questions de risque éthique, fournir au personnel des indications afin de l'aider à reconnaître et à aborder les problèmes d'ordre éthique, fournir des moyens de signaler les comportements contraires à l'éthique et favoriser une culture axée sur l'honnêteté et la responsabilisation.
Bien que les Normes ne couvrent pas toutes les activités qu'exercent les employés, elles témoignent de l'engagement d'Intrawest quant au maintien de normes de conduite élevées, et elles décrivent le type de pratiques que les employés sont censés appliquer en tout temps. Ces Normes ne remplacent pas d'autres politiques et lignes directrices plus détaillées telles que nos guides de l'employé et autres normes de conduite professionnelle de chaque unité commerciale. Les politiques de chaque division ou centre d'Intrawest fournissent généralement des informations supplémentaires ou s'appliquent à une situation propre à un centre ou une unité commerciale donnés. Si une politique propre à une division ou un centre est contraire aux Normes, ces dernières auront préséance.2. NORMES
(a) Observation de la loi
Intrawest s'engage à exercer ses activités en vertu des lois, statuts et règlements applicables, et elle s'attend à ce que ses employés fassent de même. Tous les employés sont tenus de bien comprendre les lois et règlements qui s'appliquent à leur emploi et de prévenir, déceler et signaler les cas de non respect.
Intrawest ou ses employés ne peuvent en aucun cas enfreindre toute loi ou exigence réglementaire aux fins de la conduite des affaires d'Intrawest, et aucune infraction de ce genre ne sera tolérée.
(b) Conduite intègre
Bien faire les choses ne suffit pas - il est aussi important de procéder de la bonne façon. Les décisions que nous prenons et les gestes que nous posons à des fins opérationnelles doivent être éthiques, justes et honnêtes. Les Normes étayent les valeurs d'Intrawest et elles reflètent notre engagement continu envers l'application de pratiques commerciales éthiques et l'observation des règlements. En appliquant les Normes, nous reconnaissons que nous sommes tenus de gérer nos activités commerciales avec intégrité tout en poursuivant notre mission : Créer sans cesse des souvenirs inoubliables pour nos invités et notre personnel en leur faisant vivre la meilleure expérience à la montagne, à la plage, au golf et au centre de villégiature.
- (i) Pratiques concurrentielles
Intrawest établit et maintient des relations avec la clientèle en raison de la qualité de ses produits et services. Les employés se doivent d'être justes et honnêtes avec les clients et de leur fournir les meilleurs services qui soient. Toutes les déclarations et toute la documentation concernant Intrawest doivent être exactes. Aucune représentation trompeuse ou fausse au sujet de la société ne peut être faite. Aucun accord contrevenant aux lois antitrust ou lois sur la concurrence ne peut être conclu avec des concurrents.
(ii) Relations avec des agents publics
Lorsqu'ils représentent Intrawest, les employés doivent toujours agir de façon ouverte et honnête avec tous les agents publics et les traiter avec courtoisie et respect. Les employés ne devraient jamais offrir d'avantages à des agents publics en contrepartie d'un acte ou d'une omission dans le cadre de l'exécution de leurs fonctions.
(iii) Opérations d'initié
De temps à autre, les employés peuvent avoir accès à des informations sur les activités d'Intrawest qui n'ont pas été communiquées aux actionnaires de la société et au public investisseur. Les informations importantes non communiquées sur les activités d'Intrawest constituent des informations " privilégiées " pouvant se composer d'informations financières, d'informations sur des acquisitions ou des dessaisissements imminents, ou d'autres informations pouvant influer sur le cours de l'action d'Intrawest. Les employés ne doivent pas acheter ni vendre d'actions de la société lorsqu'ils sont en possession d'informations non publiques importantes et ils ne doivent pas communiquer lesdites informations à des tiers, y compris les membres de leur famille et leurs amis. Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les opérations d'initié, veuillez communiquer avec le Secrétaire de la société et directeur général, Protection de la vie privée, d'Intrawest en composant le (604) 669-9777.
Intrawest s'engage à respecter les principes relatifs aux droits de la personne et à la liberté individuelle en milieu de travail et à traiter tous les employés avec respect et dignité. On s'attend à ce que tous les employés maintiennent un milieu de travail exempt de tout harcèlement et ne permettent aucune discrimination basée sur la race, le sexe, l'origine nationale, les croyances religieuses, l'orientation sexuelle, l'âge, ou pour cause de handicap ou de tout autre signe particulier protégé par la loi.
La protection et l'utilisation adéquates des biens d'Intrawest, y compris les renseignements exclusifs, constituent une responsabilité fondamentale de chaque employé. Les employés doivent se conformer aux mesures de sécurité visant à protéger les biens contre toute utilisation ou tout enlèvement non autorisés, ainsi que contre toute perte entraînée par un acte criminel ou un abus de confiance.
- (i) Information confidentielle
Dans le cadre de leur emploi auprès d'Intrawest, les employés auront accès à certains dossiers, rapports, processus et plans, à certaines soumissions, propositions, listes de clients et listes de prix ainsi qu'à d'autres documents, bases de données et logiciels considérés comme des renseignements exclusifs ou confidentiels. La communication non autorisée ou l'emploi abusif de ces renseignements pourraient avoir des conséquences sérieuses. Ainsi, Intrawest pourrait devoir composer avec un désavantage concurrentiel, sa stabilité financière pourrait être ébranlée, elle pourrait être exposée à une obligation légale, ou sa réputation pourrait être compromise.
Les employés ne sont pas autorisés à discuter ou communiquer des renseignements confidentiels au moyen de communications écrites ou verbales, y compris les courriels et Internet. Les employés devraient toujours prendre toutes les mesures raisonnables pour s'assurer que les renseignements confidentiels ne sont pas discutés ou communiqués dans des endroits publics ou par l'entremise de canaux, tels que les courriels ou Internet, qui peuvent permettre à des tiers d'entendre ou d'intercepter lesdits renseignements. Les employés peuvent uniquement partager des renseignements confidentiels au sein de la société, lorsque cela est absolument nécessaire et seulement s'ils sont autorisés à le faire. Cette exigence a prise d'effet durant leur emploi auprès d'Intrawest et elle continue d'avoir prise d'effet une fois qu'ils ont quitté leur emploi auprès d'Intrawest.
Avant de communiquer tous renseignements confidentiels à un tiers, les employés doivent d'abord obtenir une autorisation à cette fin et avoir rempli et signé un accord de confidentialité ou une entente de non-divulgation appropriés.
Toutes les communications et tous les dossiers que les employés créent dans le cadre de leur emploi demeurent la propriété d'Intrawest. Cette dernière peut, à tout moment, contourner tous mots de passe personnels applicables afin d'accéder à tous les biens d'Intrawest, y compris les ordinateurs, les services téléphoniques et Internet, ainsi que les systèmes de courriel et de courrier vocal, et de les inspecter.
Les employés ne devraient s'attendre à aucune protection des renseignements personnels contenus dans tous messages ou documents créés ou transmis au moyen des systèmes d'Intrawest, y compris les systèmes de courriel et de courrier vocal.
(ii) Livres comptables et opérations financières
Les livres comptables d'Intrawest doivent être disponibles à des fins de vérification et ils doivent refléter avec exactitude, fidélité et en temps opportun les opérations ainsi que les actifs et passifs de la société. Les employés ne doivent pas falsifier les livres ou documents d'Intrawest et ils ne doivent pas créer ou participer à la création de livres ou documents comportant des inexactitudes quelconques. Les employés qui ont connaissance de l'existence de tous états ou documents trompeurs ou inexacts doivent en aviser la société. Les normes élevées d'intégrité devant être respectées aux fins de la présentation de l'information financière d'Intrawest aux actionnaires, aux créanciers, aux organismes gouvernementaux et à d'autres tiers s'appliquent également aux rapports internes.
Il incombe à tous les employés, et non pas juste au personnel du service de la comptabilité de la société, d'assurer le respect de ces principes. Tout employé ayant des préoccupations eu égard à une pratique douteuse en matière de comptabilité ou de vérification peut communiquer avec le président du comité de vérification par l'entremise du standard d'Intrawest, au (604) 669-9777.
(iii) Utilisation des biens et heures d'utilisation
Tous les employés doivent s'assurer que les biens d'Intrawest sont utilisés uniquement aux fins des activités commerciales de la société, à moins que la direction ne les ait autrement autorisés. Les employés doivent exercer une diligence raisonnable lorsqu'ils utilisent des biens d'Intrawest et s'assurer de leur entretien, de leur sécurité, de leur manutention et de leur fonctionnement adéquats. Les biens d'Intrawest comprennent tous les biens, véhicules, fonds, ordinateurs, logiciels, services téléphoniques ou Internet ou systèmes de courriel ou de courrier vocal, ainsi que tout le matériel et que toutes les fournitures et données. Les employés ne doivent pas acquérir, utiliser, copier, enlever ou réaffecter des biens d'Intrawest pour leur usage ou leur profit personnels. Les employés ne doivent pas utiliser les biens d'Intrawest pour créer, transmettre, stocker ou afficher des messages, des images ou du matériel pour leur gain personnel ou à des fins de sollicitation ou d'envois boule de neige, ou encore des messages, des images ou du matériel qui soient comminatoires, explicites du point de vue sexuel, importuns ou autrement humiliants pour toute personne ou tout groupe.
Les employés ne sont pas autorisés à effectuer des tâches liées à un emploi extérieur et d'autres activités durant les heures de bureau, à moins que la direction ne les ait autrement autorisés.
Les activités de sollicitation et de distribution de documents effectuées par un tiers auprès des employés d'Intrawest lorsqu'ils se trouvent sur une propriété de la société sont également interdites, à moins que la direction n'ait au préalable fourni son autorisation.
(iv) Prévention des conflits d'intérêts
Intrawest strives to provide a safe workplace for its Employees. Each division or location will determine and implement the appropriate practices to ensure an adequate level of safety. Employees must take all reasonable steps to be familiar with all local workplace health and safety requirements, and must comply with all workplace health and safety legislation, regulations and policies. Employees must take reasonable care to ensure the health and safety of both themselves and any other Employees and bring any hazard or risk to the attention of management. Employees must properly use personal protective equipment, where required, and participate in all required workplace health and safety training programs.
Employees must immediately report all workplace health and safety-related accidents, incidents, injuries and illness to management, and fully cooperate with any investigation undertaken into such situations.
Tous les employés doivent éviter les activités pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts réel ou possible, et ils doivent éviter toute situation pouvant avoir l'apparence d'un conflit d'intérêts. Un conflit d'intérêts comprend toute situation dans le cadre de laquelle l'allégeance ou les intérêts des employés sont, ou peuvent sembler, divisés entre :
- a) les intérêts personnels de l'employé et les intérêts d'Intrawest; ou
b) les intérêts d'Intrawest et les intérêts d'un tiers.
Les employés devraient consulter un membre du personnel de gestion des Ressources humaines ou le Vice président, Services de vérification interne, s'ils ne sont pas sûrs qu'un conflit existe. Toute situation pouvant être considérée comme un conflit d'intérêts doit être promptement communiquée par écrit aux autorités appropriées, soit, dans la plupart des cas, au supérieur immédiat de l'employé. Lorsque les circonstances ont été évaluées (et, le cas échéant, après avoir porté le cas à l'attention d'un échelon supérieur de la direction), l'employé sera avisé s'il existe un conflit d'intérêts ou non. On s'attend à ce que les employés prennent les mesures qu'Intrawest juge appropriées pour éliminer tout conflit d'intérêts existant.
Les activités suivantes sont interdites, à moins que la direction n'ait au préalable fourni une approbation écrite. Il y a lieu de noter que d'autres conflits d'intérêts pourraient survenir, mais qu'il ne serait pas réaliste de fournir dans les présentes une liste de toutes les situations possibles.
- Profiter, ou aviser des tiers qu'ils peuvent profiter, de débouchés possibles dont Intrawest tirerait autrement parti.
- Détenir ou exploiter toute entreprise qui concurrence directement ou indirectement Intrawest, ou être un employé ou un administrateur de ladite entreprise.
- Être un administrateur d'une société qui est un client, un fournisseur ou un partenaire commercial d'Intrawest.
- Effectuer une opération commerciale avec Intrawest, sauf dans le cadre des régimes ordinaires pour les employés.
- Avoir un lien financier personnel direct ou indirect avec un concurrent, un client, ou un fournisseur (exception faite de l'achat d'actions cotées en Bourse, à moins qu'une participation majoritaire ou donnant lieu à une influence notable ne soit acquise).
- Recevoir des cadeaux qui excèdent les normes établies en matière de cadeaux raisonnables et habituels (p. ex., recevoir un cadeau de Noël modeste ou un cadeau de félicitations modeste lors de la conclusion des activités de négociation d'un contrat).
- Attribuer un contrat à un membre de la famille ou effectuer toute autre opération financière avec un membre de la famille au nom d'Intrawest.
- Agir à titre de supérieur immédiat d'un membre de la famille immédiate.
- Solliciter des employés, fournisseurs ou clients d'Intrawest afin qu'ils achètent des produits ou services à des fins non liées aux activités d'Intrawest, ou qu'ils fassent des dons à toute organisation ou à l'appui de toute cause non autorisée par Intrawest.
- Solliciter ou conclure toutes affaires ou opérations financières avec un employé que vous supervisez, soit directement, soit indirectement.
Intrawest se conformera à toutes les prescriptions de la loi en matière de protection des renseignements personnels concernant un client ou un employé. Tous les employés doivent s'assurer que les processus et systèmes appropriés sont mis en place afin de protéger l'accès à ce genre de renseignements. Les renseignements personnels concernant les clients et les employés sont confidentiels et ne peuvent pas être divulgués, sauf si la loi et les règlements applicables le permettent et conformément aux principes énoncés dans la politique de confidentialité d'Intrawest. L'accès aux renseignements personnels concernant les clients et les employés est strictement autorisé " en cas de nécessité absolue ", et ces renseignements peuvent seulement être utilisés à des fins commerciales légitimes. La politique de confidentialité d'Intrawest et les pratiques connexes établissent les principes directeurs aux fins de la gestion des renseignements personnels concernant les clients et les employés. Ces principes peuvent être consultés en visitant le site Web d'Intrawest, www.intrawest.com.
(f) Respect des collectivités
- (i) Présence sociale et service à la collectivité
Intrawest doit, dans le cadre de ses activités, assurer une présence sociale adéquate et apporter une contribution positive aux clients, collectivités, actionnaires et intéressés qu'elle sert. On s'attend à ce que les employés se conduisent d'une manière qui respecte les normes et valeurs de la collectivité lorsqu'ils ont affaire à des intéressés internes et externes. Intrawest encourage le soutien de causes de bienfaisance ainsi que de causes d'ordre civique, éducationnel et culturel.
(ii) Environnement
Intrawest s'engage à protéger l'environnement. À cette fin, la politique de la société prévoit l'application de normes conformes ou supérieures à toutes les lois et à tous les règlements applicables. Les employés doivent signaler tout événement, réel ou prétendu, qui les expose ou qui expose Intrawest à l'utilisation illégale de substances désignées, ou au traitement illégal de terrains, de biens ou de systèmes (dont la collectivité et la société sont propriétaires).
Les Normes fournissent les principales lignes directrices en matière de pratiques commerciales et de conformité aux règlements pour toutes les entités de Intrawest et tous les employés d'Intrawest. Comme condition d'emploi, les employés sont censés respecter les Normes, les lois applicables et les règlements, ainsi que toutes les politiques et procédures d'Intrawest liées à leur emploi.
(a) Gestion et indications
Le Vice-président, Services de vérification interne, est responsable de la gestion du programme et il travaille en collaboration étroite avec le président du comité de vérification du conseil d'administration. Toutes les communications sont confidentielles. Le Vice-président, Services de vérification interne, peut être joint par courrier au bureau de la direction d'Intrawest, Suite 800, 200 Burrard Street, Vancouver, BC, V6C 3L6, par téléphone en composant le (604) 623-6621 ou le 1 866 869-9344, ou par courriel à businessconduct@intrawest.com.
Chaque employé a le droit et la responsabilité d'obtenir des indications sur une pratique commerciale, un conflit d'intérêts ou une question de conformité lorsqu'il ne sait pas au juste quelle mesure prendre. Les employés qui désirent obtenir des détails sur une politique donnée ou des indications au sujet des présentes Normes devraient s'adresser à un membre du personnel de gestion des Ressources humaines ou au Vice président, Services de vérification interne.
(b) Communication des infractionsTous les employés bénéficient d'un environnement axé sur un comportement éthique. Intrawest ne tolérera aucune infraction aux Normes. Les infractions pourraient donner lieu à des mesures disciplinaires incluant la cessation d'emploi. Les employés qui omettent intentionnellement de signaler une infraction aux Normes pourront eux aussi faire l'objet de mesures disciplinaires.
Les employés qui soupçonnent une mauvaise conduite, une fraude, une dilapidation des biens de la société ou d'autres infractions aux Normes sont responsables de signaler ces faits. Un employé qui refuse de participer à une activité qui contrevient aux Normes ou qui dévoile une activité contrevenant aux Normes sera protégé contre toutes représailles ou mesures disciplinaires et contre toute discrimination. Qui plus est, la prise de mesures contre un employé constitue une infraction aux Normes.