Normes de Conduite Professionnelle |
1. PRINCIPES DIRECTEURS
Aux fins des présentes Normes de conduite professionnelle (les « Normes »), Intrawest désigne le groupe de Sociétés d'Intrawest, y compris toutes les filiales et Sociétés liées de même que tous les partenaires. Ces Normes s'appliquent aux administrateurs, dirigeants et employés d'Intrawest (les « employés »). Tous les employés sont tenus de revoir ces Normes régulièrement et de s'y conformer. On s'attend à ce que les fournisseurs, les entrepreneurs généraux et les consultants qui font affaire avec Intrawest respectent eux aussi ces Normes.
Aucune norme de conduite professionnelle ne peut remplacer le comportement réfléchi d'un employé ayant un sens de l'éthique. De telles normes peuvent toutefois aider une Société ainsi que ses dirigeants et employés à composer avec les questions de risque éthique, fournir au personnel des indications afin de l'aider à reconnaître et à aborder les problèmes d'ordre éthique, fournir des moyens de signaler les comportements contraires à l'éthique et favoriser une culture axée sur l'honnêteté et la responsabilisation.
Bien que les Normes ne couvrent pas toutes les activités qu'exercent les employés, elles témoignent de l'engagement d'Intrawest quant au maintien de normes de conduite élevées, et elles décrivent le type de pratiques que les employés sont censés appliquer en tout temps. Ces Normes ne remplacent pas d'autres politiques et lignes directrices plus détaillées telles que nos guides de l'employé et autres normes de conduite professionnelle de chaque unité commerciale. Les politiques de chaque division ou centre d'Intrawest fournissent généralement des informations supplémentaires ou s'appliquent à une situation propre à un centre ou une unité commerciale donnés. Si une politique propre à une division ou un centre est contraire aux Normes, ces dernières auront préséance.
2. NORMES
(a) Observation de la loi
Intrawest s'engage à exercer ses activités en vertu des lois et règlements applicables, et elle s'attend à ce que ses employés fassent de même. Tous les employés sont tenus de bien comprendre les lois et règlements qui s'appliquent à leur emploi et de prévenir, déceler et signaler les cas de non respect.
Intrawest ou ses employés ne peuvent en aucun cas enfreindre toute loi ou exigence réglementaire aux fins de la conduite des affaires d'Intrawest, et aucune infraction de ce genre ne sera tolérée.
(b) Conduite intègre
Bien faire les choses ne suffit pas – il est aussi important de procéder de la bonne façon. Les décisions que nous prenons et les gestes que nous posons à des fins opérationnelles doivent être éthiques, justes et honnêtes. Les Normes étayent les valeurs d'Intrawest et elles reflètent notre engagement continu envers l'application de pratiques commerciales éthiques et l'observation des règlements. En appliquant les Normes, nous reconnaissons que nous sommes tenus de gérer nos activités commerciales avec intégrité tout en poursuivant notre mission : générer des souvenirs impérissables encore et encore.
(i) Pratiques concurrentielles
Intrawest établit et maintient des relations avec la clientèle en raison de la qualité de ses produits et services. Les employés doivent en tout temps être justes et honnêtes avec les clients et leur fournir les meilleurs services qui soient. Toutes les déclarations et toute la documentation à l'intention de tierces parties concernant Intrawest doivent être exactes. Il est strictement interdit aux employés d'effectuer des déclarations fausses ou trompeuses à de tierces parties au sujet de la Société. Aucun accord contrevenant aux lois antitrust ou des lois sur la concurrence ne peut être conclu avec des concurrents.
Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des lois antitrust ou des lois sur la concurrence, veuillez communiquer avec le Service du contentieux d'Intrawest au 303-749-8200.
(ii) Relations avec les fonctionnaires
Lorsqu'ils représentent Intrawest, les employés doivent toujours agir de façon ouverte et honnête avec tous les fonctionnaires et les traiter avec courtoisie et respect. Les employés ne devraient jamais offrir de cadeaux ou d'avantages à des fonctionnaires en contrepartie d'un acte ou d'une omission dans le cadre de leurs fonctions.
iii) Droits de la personne
Intrawest s'engage à respecter les principes relatifs aux droits de la personne et à la liberté individuelle en milieu de travail et à traiter tous les employés avec respect et dignité. On s'attend à ce que tous les employés maintiennent un milieu de travail exempt de tout harcèlement et ne permettent aucune discrimination basée sur la race, le sexe, l'origine nationale, les croyances religieuses, l'orientation sexuelle, l'âge, ou pour cause de handicap ou de tout autre signe particulier protégé par la loi.
(c) Protection des biens d'Intrawest
La protection et l'utilisation adéquates des biens d'Intrawest, y compris les renseignements exclusifs, constituent une responsabilité fondamentale de chaque employé. Les employés doivent se conformer aux mesures de sécurité visant à protéger les biens contre toute utilisation ou tout enlèvement non autorisés, ainsi que contre toute perte entraînée par un acte criminel ou un abus de confiance.
(i) Renseignements confidentiels
Dans le cadre de leur emploi auprès d'Intrawest, les employés auront accès à certains dossiers, rapports, processus et plans, à certaines soumissions, propositions, listes de clients et listes de prix ainsi qu'à d'autres documents, bases de données et logiciels considérés comme des renseignements exclusifs ou confidentiels. La divulgation non autorisée ou l'emploi abusif de ces renseignements pourraient avoir des conséquences sérieuses. Ainsi, Intrawest pourrait devoir composer avec un désavantage concurrentiel ou sa stabilité financière et ses capacités opérationnelles pourraient être ébranlées. Elle pourrait également être exposée à une obligation légale, ou sa réputation pourrait être compromise.
Les employés ne sont pas autorisés à discuter ni à divulguer de renseignements confidentiels au moyen de communications écrites ou verbales, y compris par courriel, messagerie instantanée et Internet, notamment par la voie de sites Web de médias sociaux. Les employés doivent toujours prendre toutes les mesures raisonnables pour s'assurer que les renseignements confidentiels ne sont pas discutés ou divulgués dans des endroits publics ou par l'entremise de canaux, tels que les courriels ou Internet, permettant à des tiers d'entendre ou d'intercepter lesdits renseignements. Les employés peuvent uniquement partager des renseignements confidentiels au sein de la Société, lorsque cela est absolument nécessaire et seulement s'ils sont autorisés à le faire. Cette exigence s'applique durant leur emploi auprès d'Intrawest et elle continue de s'appliquer après leur départ d'Intrawest.
Avant de divulguer tous renseignements confidentiels à un tiers, les employés doivent avoir rempli et signé un accord de confidentialité ou une entente de non-divulgation appropriés. Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide à ce chapitre, veuillez communiquer avec le Service du contentieux d'Intrawest.
Toutes les communications et tous les dossiers que les employés créent dans le cadre de leur emploi, ainsi que le produit de leur travail, demeurent la propriété d'Intrawest. Cette dernière peut, à tout moment, contourner tous mots de passe personnels applicables afin d'accéder à tous les biens d'Intrawest, y compris les ordinateurs, les services téléphoniques et Internet, ainsi que les systèmes de courriel et de messagerie vocale, et de les inspecter.
Les employés ne devraient s'attendre à aucune protection des renseignements personnels contenus dans tous messages ou documents créés ou transmis au moyen des systèmes d'Intrawest, y compris les systèmes de courriel, de messagerie vocale et de messagerie texte.
(ii) Livres comptables et opérations financières
Les livres comptables d'Intrawest doivent être disponibles à des fins de vérification et ils doivent refléter les opérations ainsi que les actifs et passifs de la Société avec exactitude, fidélité et en temps opportun. Les employés ne doivent pas falsifier les livres ou documents d'Intrawest et ils ne doivent pas créer ou participer à la création de livres ou documents comportant des inexactitudes quelconques. Les employés qui ont connaissance de l'existence de tous états ou documents trompeurs ou inexacts doivent en aviser la Société. Les normes élevées d'intégrité devant être respectées aux fins de la présentation de l'information financière d'Intrawest aux actionnaires, aux créanciers, aux organismes gouvernementaux et à d'autres tiers s'appliquent également aux rapports internes.
Tous les employés d'Intrawest doivent connaître et observer les politiques de gouvernance juridique et financière d'Intrawest.
Il incombe à tous les employés, et non pas juste au personnel du service de la comptabilité de la Société, d'assurer le respect de ces principes. Tout employé ayant des préoccupations eu égard à une pratique douteuse en matière de comptabilité ou de vérification peut communiquer avec le directeur financier par l'entremise du standard d'Intrawest, au 303-749-8200.
(iii) Utilisation des biens et heures d'utilisation
Tous les employés doivent s'assurer que les biens d'Intrawest sont utilisés à des fins commerciales légitimes pour le compte de la Société, à moins que l'utilisation desdits biens n'ait été autorisée par la direction ou ne soit permise en vertu de certaines politiques particulières de la Société. Les employés doivent exercer une diligence raisonnable lorsqu'ils utilisent des biens d'Intrawest et s'assurer de leur entretien, de leur sécurité, de leur manutention et de leur fonctionnement adéquats. Les biens d'Intrawest comprennent tous les biens, véhicules, fonds, ordinateurs, logiciels, services téléphoniques ou Internet ou systèmes de courriel ou de courrier vocal, ainsi que tout le matériel et que toutes les fournitures et données. Les employés ne doivent pas acquérir, utiliser, copier, enlever ou réaffecter des biens d'Intrawest pour leur usage ou leur profit personnels. Les employés ne doivent pas utiliser les biens d'Intrawest pour créer, transmettre, stocker ou afficher des messages, des images ou du matériel pour leur gain personnel ou à des fins de sollicitation ou d'envois de chaîne de courriels, ou encore des messages, des images ou du matériel menaçants, explicites du point de vue sexuel, importuns ou autrement humiliants pour toute personne ou tout groupe.
Les employés ne sont pas autorisés à effectuer des tâches liées à un emploi extérieur et d'autres activités durant les heures de bureau, à moins que la direction ne les ait autrement autorisés.
(iv) Employés
Intrawest respecte toutes les lois applicables d'équité en matière d'emploi et toutes les exigences juridiques/réglementaires en vigueur afin de s'assurer que les employés ne subissent aucune forme de discrimination et sont traités équitablement et honorablement.
Intrawest s'est engagée à assurer l'anonymat des employés et la confidentialité des renseignements qu'ils fournissent lors du signalement d'une infraction aux présentes Normes ou à toute politique de la Société, et ce, en établissant des mécanismes confidentiels de signalement des infractions, y compris un numéro de téléphone (1-866-869-9344) et une adresse de courriel (businessconduct@intrawest.com). Aucun employé ne fera l'objet de mesures disciplinaires ou de représailles s'il communique ses préoccupations, pose des questions au sujet des politiques ou signale des infractions en toute bonne foi.
(v) Santé et sécurité en milieu de travail
Intrawest s'efforce de fournir un milieu de travail sécuritaire à tous ses employés. Chaque division, Société liée, partenaire ou filiale est responsable de déterminer et de mettre en oeuvre les pratiques nécessaires au maintien d'un niveau de sécurité adéquat et conforme aux lois et règlements applicables en matière de santé et de sécurité au travail. Les employés doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour se familiariser avec ces lois et règlements et avec les politiques connexes de la Société. Les employés doivent exercer une diligence raisonnable afin d'assurer leur santé et leur sécurité, de même que la santé et la sécurité des autres employés, des clients et du public à l'échelle des centres de villégiature et des espaces de travail d'Intrawest, et ils doivent signaler tout danger ou risque à la direction. Les employés doivent, le cas échéant, utiliser de façon appropriée de l'équipement de protection individuelle, et ils doivent participer à tous les programmes de formation nécessaires en matière de santé et de sécurité en milieu de travail.
Les employés doivent immédiatement aviser la direction de tous les accidents et incidents ainsi que de toutes les blessures et maladies liés à la santé et à la sécurité en milieu de travail, et ils doivent collaborer pleinement à toute enquête menée dans de telles situations.
(d) Prévention des conflits d'intérêts
Tous les employés doivent éviter les activités pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts réel ou possible, et ils doivent éviter toute situation pouvant avoir l'apparence d'un conflit d'intérêts. Un conflit d'intérêts comprend toute situation dans le cadre de laquelle l'allégeance ou les intérêts de l'employé sont, ou peuvent sembler divisés en raison d'un conflit entre:
- les intérêts personnels de l'employé et les intérêts d'Intrawest; ou
- les intérêts d'Intrawest et les intérêts d'un tiers.
Les employés devraient consulter un membre de la direction, les Ressources humaines ou le chef du Service du contentieux, s'ils ne sont pas sûrs qu'un conflit existe. Toute situation pouvant être considérée comme un conflit d'intérêts doit être promptement communiquée par écrit aux autorités appropriées, soit, dans la plupart des cas, au supérieur immédiat de l'employé. Lorsque les circonstances ont été évaluées (et, le cas échéant, après avoir porté le cas à l'attention d'un échelon supérieur de la direction), l'employé sera avisé s'il existe un conflit d'intérêts ou non. On s'attend à ce que les employés prennent les mesures qu'Intrawest juge appropriées pour éliminer tout conflit d'intérêts avéré.
Les activités suivantes sont interdites, à moins que la direction n'ait au préalable fourni une approbation écrite. Il y a lieu de noter que d'autres conflits d'intérêts pourraient survenir, mais qu'il ne serait pas réaliste de fournir dans les présentes une liste de toutes les situations possibles.
- Profiter, ou aviser des tiers qu'ils peuvent profiter, de débouchés possibles dont Intrawest tirerait autrement parti.
- Détenir ou exploiter toute entreprise qui livre une concurrence directe ou indirecte à Intrawest, ou être un employé ou un administrateur d'une telle entreprise.
- Être un administrateur d'une Société qui est un client, un fournisseur ou un partenaire commercial d'Intrawest.
- Effectuer une opération commerciale avec Intrawest, sauf dans le cadre des programmes ordinaires pour les employés.
- Avoir un lien financier personnel direct ou indirect avec un concurrent, un client, ou un fournisseur (exception faite de l'achat d'actions cotées en Bourse, à moins qu'une participation majoritaire ou donnant lieu à une influence notable ne soit acquise).
- Recevoir des cadeaux ne respectant pas les normes établies en matière de cadeaux raisonnables et habituels (p. ex., recevoir un cadeau de Noël modeste ou un cadeau de félicitations modeste lors de la conclusion des activités de négociation d'un contrat).
- Attribuer un contrat à un membre de la famille ou effectuer toute autre opération financière avec un membre de la famille au nom d'Intrawest.
- Exercer un rôle de supervision directe ou agir à titre de dirigeant auprès d'un membre de la famille immédiate.
- Utiliser son poste ou les connaissances acquises en cours d'emploi pour en tirer des avantages personnels ou particuliers, ou encore pour influencer ou contrôler des employés d'une manière allant à l'encontre des présentes Normes.
- Solliciter des employés, fournisseurs ou clients d'Intrawest afin qu'ils achètent des produits ou services à des fins non liées aux activités d'Intrawest, ou qu'ils fassent des dons à toute organisation ou à l'appui de toute cause non autorisée par Intrawest.
- Solliciter ou conclure toutes affaires ou opérations financières avec un employé que vous supervisez, soit directement, soit indirectement.
(e) Protection des renseignements personnels
Intrawest se conformera à toutes les prescriptions de la loi en matière de protection des renseignements personnels concernant un client ou un employé. Tous les employés doivent s'assurer que les processus et systèmes appropriés sont mis en place afin de protéger ce genre de renseignements contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisé. Les renseignements personnels concernant les clients et les employés sont confidentiels et ne peuvent pas être divulgués, sauf si la loi et les règlements applicables le permettent et conformément aux principes énoncés dans la politique de confidentialité d'Intrawest. L'accès aux renseignements personnels concernant les clients et les employés est autorisé strictement « en cas de nécessité absolue », et ces renseignements peuvent seulement être utilisés à des fins commerciales légitimes. La politique de confidentialité d'Intrawest et les pratiques connexes établissent les principes directeurs aux fins de la gestion des renseignements personnels concernant les clients et les employés. Ces principes peuvent être consultés en visitant le site Web d'Intrawest, www. intrawest.com. Si vous avez des questions au sujet de la protection des renseignements personnels, veuillez vous adresser au chef de la protection des renseignements personnels au 303-749-8200.
(f) Respect des collectivités
(i) Présence sociale et service à la collectivité
Intrawest doit, dans le cadre de ses activités, assurer une présence sociale adéquate et apporter une contribution positive aux clients, collectivités, actionnaires et parties prenantes (intéressés) qu'elle sert. On s'attend à ce que les employés se conduisent d'une manière qui respecte les normes et valeurs de la collectivité lorsqu'ils ont affaire à des parties prenantes internes et externes. Intrawest encourage le soutien de causes de bienfaisance ainsi que de causes d'ordre civique, éducatif et culturel.
(ii) Environnement
Intrawest s'engage à protéger l'environnement. À cette fin, la politique de la Société prévoit l'application de normes conformes ou supérieures à toutes les lois et à tous les règlements applicables. Les employés doivent signaler au Service du contentieux d'Intrawest tout événement qui pourrait les exposer ou exposer Intrawest à des sanctions juridiques découlant du non-respect, réel ou possible, de toute loi ou de tout règlement en matière d'environnement.
3.CONFORMITÉ AUX NORMES DE CONDUITE PROFESSIONNELLE
Les présentes Normes fournissent les principales lignes directrices en matière de pratiques commerciales et de conformité aux règlements pour toutes les entités d'Intrawest ULC et tous les employés d'Intrawest. Comme condition d'emploi, les employés sont censés respecter les Normes, les lois applicables et les règlements, ainsi que toutes les politiques et procédures d'Intrawest liées à leur emploi.
(a) Gestion et indications
Le chef du Service du contentieux est responsable de la gestion du programme. Toutes les communications sont confidentielles. Le chef du Service du contentieux peut être joint par courrier au bureau de la direction d'Intrawest, 1621 18th Street, Suite #300, Denver, CO 80202, par téléphone en composant le 1-866-869-9344, ou par 303-749-8219, ou par courriel à businessconduct@intrawest.com.
Chaque employé a le droit et la responsabilité d'obtenir des indications sur une pratique commerciale, un conflit d'intérêts ou une question de conformité lorsqu'il ne sait pas au juste quelle mesure prendre. Les employés qui désirent obtenir des détails sur une politique donnée ou des indications au sujet des présentes Normes devraient s'adresser à un membre de la direction, aux Ressources humaines ou au chef du Service du contentieux.
(b) Communication des infractions
Tous les employés bénéficient d'un environnement axé sur la confiance, l'intégrité et le respect de l'éthique. Intrawest ne tolérera aucune infraction aux Normes. Les infractions pourraient donner lieu à des mesures disciplinaires incluant le congédiement. Les employés qui omettent intentionnellement de signaler une infraction aux Normes pourront eux aussi faire l'objet de mesures disciplinaires.
Les employés qui soupçonnent une mauvaise conduite, une fraude, une dilapidation des biens de la Société ou d'autres infractions aux Normes sont responsables de signaler ces faits. Ils peuvent le faire en toute confidentialité auprès du chef du Service du contentieux par téléphone, au 1-866-869-9344, ou par 303-749-8219 ou par courriel à businessconduct@intrawest.com. Un employé qui refuse de participer à une activité qui contrevient aux Normes ou qui dévoile une activité contrevenant aux Normes sera protégé contre toutes représailles ou mesures disciplinaires et contre toute discrimination. Qui plus est, la prise de mesures contre un employé constitue une infraction aux Normes.
Mise à jour: 30 décembre 2011